CASE STUDY
硬盘维修业内部 ERP 系统
单一系统同时处理十种以上文档的生成与客户维修数据管理。报价单、收件单、检测报告等文档均由同一份案件数据生成，无须逐份重新录入。
定制化系统
客户产业／维修服务
RESULTS
这个项目改善了什么
- -90%
- 文档产出工时
- 10+ 种
- 文档自动化生成
面临的问题
维修服务的每一件案子，自收件至结案会产生一整套文档：收件单、报价单、检测报告、维修记录、保修说明、发货单。原本这些文档以 Word 与 Excel 模板各自维护。
- 同一笔客户与设备信息在十余份文档中重复录入，单一字符有误即须全部重新检查。
- 模板改版后，既有文件不会同步更新，同一种文档出现多个版本并存。
- 案件状态散落于文件夹与个人电脑，客户来电询问进度时须逐一查找文件。
我们的做法
我们将案件数据设定为唯一的数据来源，文档则是其输出结果。
- 建立客户、设备与维修案件的数据结构，每一笔案件均具备完整的状态历程。
- 十种以上的文档改由案件数据自动套版生成，格式统一、内容一致。
- 模板集中维护，调整后所有新生成的文档即套用新版本。
- 提供案件查询与状态看板，客服可直接回复进度，无须转询他人。
成效
文档不再是额外的作业，而是流程完成后自然产出的结果。
- 文档产出工时下降约 90%，技术人员得以将时间投入维修本身。
- 十种以上文档自动化生成，格式与内容不再因人而异。
- 客户维修数据集中管理，查询进度与历史记录均于同一套系统完成。
CONSTRAINTS
限制条件
本案自始不可变动的前提。理解限制，才能理解做法背后的取舍。
维修业的文档是交付给客户的正式文件，格式不能为了系统便利而变更。
- 收件单、报价单、检测报告等既有格式必须维持，客户与合作厂商认定的是这份版面。
- 模板会改版，但改版仅影响之后产生的文档，已送出的既有文档不得被追溯修改。
- 送修设备常存有客户数据，系统仅记录案件信息，不接触设备内容。
- 技术人员于维修台前操作，输入步骤须精简，不能为了填写字段而中断维修流程。
HOW IT WORKS
技术与整合
实际对接的对象、数据的流动方式与选择理由，以下以不需技术背景即可理解的方式说明。
我们将「案件」设为唯一的数据来源，十余种文档均为其输出结果。
- 客户、设备与维修案件建立为一组关联数据，同一笔信息仅录入一次。
- 文档由案件数据自动套版生成。模板修改一次，后续所有新文档即同步套用。
- 案件状态集中于看板，客服可直接回复进度，无须转询技术人员或查找文件夹。