CASE STUDY
硬碟維修業內部 ERP 系統
單一系統同時處理十種以上文件的產製與客戶維修資料管理。報價單、收件單、檢測報告等文件皆由同一份案件資料生成，無須逐份重新輸入。
客製化系統
客戶產業／維修服務
RESULTS
這個專案改善了什麼
- -90%
- 文件產製工時
- 10+ 種
- 文件自動化產生
面臨的問題
維修服務的每一件案子，自收件至結案會產生一整套文件：收件單、報價單、檢測報告、維修紀錄、保固說明、出貨單。原本這些文件以 Word 與 Excel 範本各自維護。
- 同一筆客戶與設備資訊在十餘份文件中重複輸入，單一字元有誤即須全部重新檢查。
- 範本改版後，既有檔案不會同步更新，同一種文件出現多個版本並存。
- 案件狀態散落於資料夾與個人電腦，客戶來電詢問進度時須逐一查找檔案。
我們的作法
我們將案件資料設定為唯一的資料來源，文件則是其輸出結果。
- 建立客戶、設備與維修案件的資料結構，每一筆案件皆具備完整的狀態歷程。
- 十種以上的文件改由案件資料自動套版產生，格式統一、內容一致。
- 範本集中維護，調整後所有新產生的文件即套用新版本。
- 提供案件查詢與狀態看板，客服可直接回覆進度，無須轉詢他人。
成效
文件不再是額外的作業，而是流程完成後自然產出的結果。
- 文件產製工時下降約 90%，技術人員得以將時間投入維修本身。
- 十種以上文件自動化產生，格式與內容不再因人而異。
- 客戶維修資料集中管理，查詢進度與歷史紀錄皆於同一套系統完成。
CONSTRAINTS
限制條件
本案自始不可變動的前提。理解限制，才能理解作法背後的取捨。
維修業的文件是交付給客戶的正式文件，格式不能為了系統便利而更動。
- 收件單、報價單、檢測報告等既有格式必須維持，客戶與合作廠商認定的是這份版面。
- 範本會改版，但改版僅影響之後產生的文件，已送出的既有文件不得被追溯修改。
- 送修設備常存有客戶資料，系統僅記錄案件資訊，不接觸設備內容。
- 技術人員於維修台前操作，輸入步驟須精簡，不能為了填寫欄位而中斷維修流程。
HOW IT WORKS
技術與整合
實際串接的對象、資料的流動方式與選擇理由，以下以不需技術背景即可理解的方式說明。
我們將「案件」設為唯一的資料來源，十餘種文件皆為其輸出結果。
- 客戶、設備與維修案件建立為一組關聯資料，同一筆資訊僅輸入一次。
- 文件由案件資料自動套版產生。範本修改一次，後續所有新文件即同步套用。
- 案件狀態集中於看板，客服可直接回覆進度，無須轉詢技術人員或查找資料夾。