CASE STUDY
报验行内部数据管理系统
将 FDA、BSMI、BAPHIQ 等多个主管机关的报验数据整合于同一套系统，并对接电子发票开具与打印。建单流程重新设计后，同样的人力可处理五倍的建单量。
定制化系统
客户产业／报验通关
RESULTS
这个项目改善了什么
- 5×
- 建单量提升
- 自动
- 发票开具与打印
面临的问题
报验行的日常作业，是同一批货物须面对不同主管机关、不同表单格式与不同必填字段。原本各机关的数据各自维护，同一笔货物信息在多处重复录入。
- 同一笔委托在不同机关的作业间反复誊写，建单速度受限于人工录入。
- 数据分散于多个文件与系统，查询单笔货物的完整历程须跨文件汇整。
- 发票开具与打印属另一段独立的人工作业，与报验数据之间并无联动。
我们的做法
我们以「一笔委托」为核心重建数据结构，使各机关的报验需求皆自同一份主数据衍生。
- 整合 FDA、BSMI、BAPHIQ 等机关的报验数据字段，共用字段仅录入一次。
- 按机关套用对应的表单规则与必填校验，减少退件与补件往返。
- 对接电子发票，开具与打印自报验数据直接带出，无须重新录入。
- 提供委托历程查询，单笔货物自建单至结案的记录集中于同一个界面。
成效
行政作业效率的提升，直接反映在单位时间可消化的委托量上。
- 建单（key 单）量提升约 5 倍，旺季无须再以加班因应。
- 发票开具与打印自动化，账务与报验数据一致，减少人工核对。
- 多机关数据集中管理，查件与交接不再依赖个人记忆。
CONSTRAINTS
限制条件
本案自始不可变动的前提。理解限制，才能理解做法背后的取舍。
报验行的作业规则由主管机关订定。系统可改变的是内部流程，而非法规本身。
- FDA、BSMI、BAPHIQ 各有其表单格式与必填字段，系统须同时满足，不能仅取共同项目。
- 机关规则会修订，字段与校验必须保留调整空间，否则每次公告都须改版。
- 电子发票的开立格式受税务规范约束，仅能按规定产出。
- 落地期间旺季照常运作，既有作业方式必须能沿用至新流程稳定为止。
HOW IT WORKS
技术与整合
实际对接的对象、数据的流动方式与选择理由，以下以不需技术背景即可理解的方式说明。
关键决策是以一笔委托为核心：各机关所需的数据均自同一份主数据衍生，而非各自建立一份。
- 共用字段仅录入一次，机关别只决定须额外补填的字段与套用的校验规则。
- 电子发票直接由报验数据带出开立与打印，账务与报验两端的内容必然一致，无须人工核对。
- 单笔货物自建单至结案的记录集中于同一个画面，查件与交接不再依赖个人记忆。