CASE STUDY
報驗行內部資料管理系統
將 FDA、BSMI、BAPHIQ 等多個主管機關的報驗資料整合於同一套系統，並串接電子發票開立與列印。建單流程重新設計後，同樣的人力可處理五倍的建單量。
客製化系統
客戶產業／報驗通關
RESULTS
這個專案改善了什麼
- 5×
- 建單量提升
- 自動
- 發票開立與列印
面臨的問題
報驗行的日常作業，是同一批貨物須面對不同主管機關、不同表單格式與不同必填欄位。原本各機關的資料各自維護，同一筆貨物資訊在多處重複輸入。
- 同一筆委託在不同機關的作業間反覆謄寫，建單速度受限於人工輸入。
- 資料分散於多個檔案與系統，查詢單筆貨物的完整歷程須跨檔案彙整。
- 發票開立與列印屬另一段獨立的人工作業，與報驗資料之間並無連動。
我們的作法
我們以「一筆委託」為核心重建資料結構，使各機關的報驗需求皆自同一份主資料衍生。
- 整合 FDA、BSMI、BAPHIQ 等機關的報驗資料欄位，共用欄位僅輸入一次。
- 依機關別套用對應的表單規則與必填檢核，減少退件與補件往返。
- 串接電子發票，開立與列印自報驗資料直接帶出，無須重新輸入。
- 提供委託歷程查詢，單筆貨物自建單至結案的紀錄集中於同一個畫面。
成效
行政作業效率的提升，直接反映在單位時間可消化的委託量上。
- 建單（key 單）量提升約 5 倍，旺季無須再以加班因應。
- 發票開立與列印自動化，帳務與報驗資料一致，減少人工核對。
- 多機關資料集中管理，查件與交接不再依賴個人記憶。
CONSTRAINTS
限制條件
本案自始不可變動的前提。理解限制，才能理解作法背後的取捨。
報驗行的作業規則由主管機關訂定。系統可改變的是內部流程，而非法規本身。
- FDA、BSMI、BAPHIQ 各有其表單格式與必填欄位，系統須同時滿足，不能僅取共同項目。
- 機關規則會修訂，欄位與檢核必須保留調整空間，否則每次公告都須改版。
- 電子發票的開立格式受稅務規範約束，僅能依規定產出。
- 導入期間旺季照常運作，既有作業方式必須能沿用至新流程穩定為止。
HOW IT WORKS
技術與整合
實際串接的對象、資料的流動方式與選擇理由，以下以不需技術背景即可理解的方式說明。
關鍵決策是以一筆委託為核心：各機關所需的資料皆自同一份主資料衍生，而非各自建立一份。
- 共用欄位僅輸入一次，機關別只決定須額外補填的欄位與套用的檢核規則。
- 電子發票直接由報驗資料帶出開立與列印，帳務與報驗兩端的內容必然一致，無須人工核對。
- 單筆貨物自建單至結案的紀錄集中於同一個畫面，查件與交接不再依賴個人記憶。