CASE STUDY
居服單位薪資計算系統
依服務項目代碼與實際服務時數自動核算居服員薪資，服務紀錄支援批量匯入，取代人工維護的 Excel 計算表。規則存放於系統，計算基準一致，結算期無須逐人核對。
客製化系統
客戶產業／居家服務
RESULTS
這個專案改善了什麼
- -80%
- 薪資結算時間
- 0
- 人工計算錯誤
面臨的問題
居家服務的薪資結構複雜：不同服務項目代碼對應不同給付標準，並須併同考量時段、時數與交通因素。原本的作法是將服務紀錄整理進 Excel，再套用人工維護的計算公式。
- 服務紀錄筆數龐大，僅是將資料謄錄進計算表，即佔用結算期大部分工時。
- 計算公式散落於多份 Excel 檔案，修改其中一份並不會同步至其餘檔案。
- 單一代碼對應錯誤即須重算整批薪資，而錯誤通常在發薪後才被發現。
我們的作法
我們將給付規則自 Excel 移入系統，使服務紀錄進入系統時即為可計算的資料。
- 建立服務項目代碼與給付規則的對照設定，規則調整由後台維護，無須修改公式。
- 服務紀錄支援批量匯入，匯入時即檢核代碼、時數與必填欄位，錯誤即時提示。
- 系統依代碼與時數自動核算每位居服員的薪資，並產出可核對的明細。
- 結算結果保留計算依據，主管可逐筆展開查看金額的計算過程。
成效
薪資結算由高負荷的集中作業，轉為可預期的固定流程。
- 薪資結算時間下降約 80%，行政人力得以回到照顧品質相關的工作。
- 計算由系統統一執行，人工計算錯誤降為零。
- 批量匯入搭配即時檢核，資料問題在進入計算前即被攔截。
CONSTRAINTS
限制條件
本案自始不可變動的前提。理解限制，才能理解作法背後的取捨。
居家服務的給付標準由外部訂定，系統只能依規定計算，這是整個專案最大的前提。
- 服務項目代碼與給付標準沿用主管機關與單位既有的規定，不得為了便於開發而簡化。
- 規定會調整，因此規則須做成後台可自行維護的設定，不能寫死於程式中等待改版。
- 薪資影響居服員對單位的信任，每一筆金額都須能逐筆展開查看計算過程，不能僅提供總額。
- 既有的服務紀錄不會為了新系統重新整理，系統必須接受其原本的檔案格式。
HOW IT WORKS
技術與整合
實際串接的對象、資料的流動方式與選擇理由，以下以不需技術背景即可理解的方式說明。
我們將公式自 Excel 移入系統，使服務紀錄一進入系統即為可直接計算的資料。
- 代碼與給付規則存為後台可維護的對照設定，規定調整時僅需修改設定，無須變更程式。
- 批量匯入的當下即檢核代碼、時數與必填欄位，資料問題當場攔截，不會等到計算完成才發現。
- 每一筆薪資皆保留計算依據，主管可逐筆展開，對帳時無須回頭查閱原始紀錄。